Derecho, modo y medios de localizar, usar o recuperar información (ISO 15489-1:2016)

Proceso en el que se archivan y administran los documentos digitales y sus metadatos de manera centralizada, como es el caso de un repositorio electrónico.

Proceso constituido por tres fases para el establecimiento de documentos esenciales, analizar los valores de las series documentales, y decidir su destino determinando sus plazos de eliminación o transferencia.

Proceso que implica la incorporación del documento a un sistema de gestión de documentos que requieren metadatos obligatorios y firma.

Identificación y estructuración sistemática de las actividades y/o documentos de las organizaciones en categoría, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento lógicamente estructurados.( ISO 15489-1:2016)

Proceso de transformación de los documentos de un formato a otro. (ISO 15489-1:2016)

Proceso anterior a la producción en que los documentos son generados o recibidos y se capturan con el fin de llevar a cabo las actividades de la organización.

Herramienta para asociar los documentos con su contexto de creación.

Proceso de elaboración de instrumentos de control e información de los de los documentos digitales, así como de los metadatos complementarios a los de su producción dentro del archivo electrónico.

Proceso de captura mediante cámara fotográfica o escáner con el que la imagen de un documento se convierte en códigos numéricos (dígitos), para su tratamiento a través de un software de captura.

Series de procesos asociados con aplicación de las decisiones de transferencia, destrucción o conservación de documentos, que se documentan en las tablas de plazos precaucionales u otros instrumentos. (Adaptado de ISO 15489-1:2016)

Proceso de destrucción física de los documentos según dictamen de la comisión de evaluación documental correspondiente.

Conjunto de procesos que administran, controlan y garantizan las funciones de capturar, almacenar y conservar documentos de archivo y la información acerca de ellos, así como el conjunto de reglas que norman dichas funciones. (Adaptado de InterPares, 2017)

Es una forma específica de representar mediante descriptores el contenido y el contexto de un documento. 

Información estructura o semiestructurada  que permite la creación, gestión y uso de los documentos a los largo del tiempo y entre diferentes dominios. (ISO 23081-2:2007)

Conjunto de acciones destinadas al tratamiento del documento de archivo digital durante todo su ciclo de vida.

Proceso seguido y casi paralelo a la captura del documento cuando se inicia una solicitud

Proceso dirigido al uso de la información contenida en un documento para crear otro en un nuevo contexto, con metadatos independientes del momento de captura y de los otros procesos de gestión.

Proceso de remisión de documentos al archivo electrónico con la adaptación de formato, metadatos mínimos añadiendo firmas y sellos correspondientes.

Proceso orientado al mantenimiento y utilización de los documentos durante todo el tiempo que son conservados permitiendo su efectiva disponibilidad.