Gestión documental

La gestión documental ha sido y es promovida fuertemente particularmente por dos organismos internacionales como lo son el Consejo Internacional de Archivos (ICA) y la Organización Internacional de Normalización (ISO)

De estas dos organizaciones aportaremos las definiciones que cada una brinda en relación al concepto de Gestión Documental.

GESTIÓN DOCUMENTAL, definiciones:

Consejo Internacional de Archivos define: … “área de la gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos.”  

La Norma ISO 15489 define:  “Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos de archivo, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.” (ISO 15489) 

NORMA ISO 15489 – Gestión Documental. La norma ISO 15489 estandariza la gestión de documentos, indicando los requisitos básicos que ha de tener en cuenta una organización para crear y mantener de forma sistemática los documentos derivados de sus procesos de negocio y poder así documentarlos con fiabilidad.

De acuerdo a la Norma ISO 15489-2 Gestión documental comprende las políticas, requisitos y estrategias adoptadas por el sistema serán de aplicación en cada uno de los procesos del sistema de gestión documental y archivo.

GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA/DIGITAL 

El entorno electrónico presenta ciertas complejidades en la administración pública, con el alto nivel de inversión, con la brecha entre lo organizativo y lo tecnológico, con la desinformación de la ciudadanía, con la obsolescencia tecnológica y con la inseguridad jurídica.