Guía del Tema 2.
El tema aborda en forma integral diversos conceptos que hacen al documento digital y se dirigen al acercamiento a esta realidad y el desafío implícito de la gestión electrónica o digital.
Aproximación al conocimiento de los componentes fundamentales informáticos del documento digital: metadatos.
Abordaje teórico:
Según el Real decreto 1671/19: Metadatos se definen como “cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento”.
El documento electrónico carece de los elementos que en uno tradicional permiten su contexto funcional y administrativo, esa función la cumplen los metadatos, que describen ¿cómo ha sido creado?; ¿cómo se ha registrado la información?; ¿cuándo y por quién?; ¿cómo está estructurada la información? y ¿cuándo se ha utilizado?
PERSONAS INVOLUCRADAS: El documento de archivo digital posee al menos cinco agentes (personas) involucradas, específicamente son el Autor (el que firma), el Escritor (el que redacta), el Originador (procedencia), el Destinatario (el receptor) y el Creador (el que lo ingresa al sistema)
Un documento electrónico debe sustentar o validar una acción ya sea de procedimiento o como parte de la toma de decisiones. Debe presentar e Elementos formales como proceso, procedimiento, normativa de una actividad, Atributos, los metadatos y Componentes digitales tales como el hardware y el software.
Otra definición: Los Metadatos son los datos que describen el contenido, el formato o los atributos de un registro de datos o de un recurso de información.Son los atributos los elementos diferenciadores del documento electrónico frente al físico. Se utilizan desde diferentes dimensiones: (por ejemplo) la descripción de los objetos que representan los textos físicos en el mundo electrónico y la autenticidad del documento electrónico.
Los metadatos son datos que facilitan la autenticación, la descripción, la recuperación y la disponibilidad de los documentos.
Para la e-gestión documental son indispensables los metadatos para la contextualización. Ellos son Productor, Función, Procedimiento administrativo, Tiempo y Firma.