Guía del Tema 2.

Conceptualización del documento digital, sus particularidades características, así como su incorporación en los procesos de gestión documental electrónica.

Abordaje  de los conceptos que involucran a la identificación del documento digital. 

¿Existe el documento electrónico/digital?

• Sí! Hoy ya no está en discusión.
• Se representan en una pantalla y no como entidad física tangible.
• Se conforman en cadenas binarias (0 y 1) dispersas en los SGD.
• Mantiene elementos definitorios del documento de archivo.
• Necesita garantías para asegurar las características del documento: autenticidad, integridad, fiabilidad y usabilidad. (Desarrolladas en el pun to 3
• Su presencia generó un sistema híbrido dentro del SGD dentro de las organizaciones.

Documento electrónico/digital dentro de las organizaciones.

• Existe un tipo específico de activo digital al que denominamos documento.
• Existe un tipo de información que es objeto de tratamiento exclusivo de la archivística.
• Antes: Información contenida y representada en los documentos analógicos.
• Ahora: deben cumplir con tres características definitorias:

Def. Documento Digital:

Representación digital de actos o hechos, son independencia del soporte necesario para su fijación, almacenamiento o archivo.

Documento Electrónico/Digital. Se debe considerar que los documentos electrónicos implican considerar tres elementos información interna, más información previsible más información reglada. 

Información interna es aquella Producida por personas (físicas o jurídicas) en el desarrollo de sus actividades, de manera necesaria e inevitable.

Información previsible es el resultado de procesos y procedimientos establecidos, tanto por la administración pública como de las organizaciones privadas y la gestión de las actividades propias de las personas físicas en las que no interviene la voluntad creativa.

Información reglada en relación a su creación, uso y conservación:

• Creación: la manera de recogerse y de ser representada está regulada por normas legales y/o procedimiento interno.
• Utilización: tramitación, acceso, información, obtención de copias, también se encuentra sancionada por normas legales de carácter público (que incluye las de defensa de la privacidad) y/o por normativa interna de las organizaciones privadas.
• Conservación: entendida en términos de eliminación o conservación, regulada por normas.

Para el presente curso usaremos los términos documento digital y documento electrónico indistintamente.

Definimos Documento Electrónico/Digital como la representación digital de actos o hechos, con independencia del soporte utilizado para su fijación, almacenamiento o archivo. (Ley 18.600, art 2 – lit)

Aportes desde la archivística al Entorno Digital.

La archivística aporta principios al entorno digital, tales como:

• Inviolabilidad de la evidencia.
• Respeto a los fondos, a la procedencia y al orden original.
• Ciclo de vida de los documentos.
• Jerarquía de los documentos y de sus descripciones.
• Naturaleza orgánica de los mismos.

Ciclo de vida del documento digital: Refiere a las distintas fases que atraviesa el documento de archivo digital, desde la etapa de su diseño, producción, uso, mantenimiento y disposición, sea esta última su destrucción o transferencia hacia repositorios de preservación permanente.

(Adaptado de InterPares, 2017)

Caracterizar el ciclo de vida del documento de archivo en el entorno digital.

En relación  al ciclo de vida del documento digital, se toma en cuenta la continuidad de la vida del documento, lo multidimensional, la simultaneidad, la diversidad de entidades (documento, agente, actividad, normas, etc.)

PAPERLESS. (2021, enero 21). El ciclo de vida de un documento: qué hay que saber para su digitalización. 

Se busca acercar a los participantes a las características del documento de archivo tradicional y del documento digital/electrónico.

Otro aporte de la archivística son las  características del documento electrónico, las que son la Autenticidad, Fiabilidad, Integridad y Usabilidad.

AUTENTICIDAD: Un documento auténtico es aquel del que se puede probar que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por el agente del cual se afirma que lo ha creado o enviado y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.

FIABILIDAD: Un documento fiable es aquel que mantiene su contenido es completo, exacto y es fiel representación de las operaciones, actividades, o hechos que evidencia, así como aquel del que se puede depender en el transcurso de las subsiguientes operaciones o actividades.

INTEGRIDAD: Un documento íntegro es aquel que está completo e inalterado. Debería estar protegido contra la modificación no autorizada.

USABILIADAD: Un documento usable es aquel que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado en un período de tiempo considerado razonable por las partes interesadas. Debería estar ligado al proceso u operación que lo ha producido. Se debería mantener los vínculos entre los documentos que evidencian operaciones relacionadas. 

Abordaje teórico del Committee on Electronic Records.

 En 1997, estableció diferencias entre el documento electrónico y el documento tradicional. Ellas son: 

1) Registro y uso de símbolos:

• Un documento tradicional está recogido en un medio y contiene símbolos que lo hacen directamente accesible para el ser humano.

• El documento electrónico está recogido en un medio y contiene símbolos que deben ser decodificados para hacerlo accesible al ser humano.

• Medio (hardware)
• Símbolos (software)

 2) Conexión entre contenido y medio:

• El contenido del documento tradicional es inseparable del medio (soporte) que lo recoge;

• El contenido del documento electrónico puede ser separado del medio original y transferido a otros soportes. 

• Esto aumenta las posibilidades de corrupción y es un factor crítico para asegurar la autenticidad y la fiabilidad.

3) Características de la estructura física y lógica: entre contenido y medio:

Estructura del documento tradicional es una parte integral y aparente, y uno de los principales criterios para valorar su autenticidad.

• Estructura del documento electrónico no es tan aparente, sino que depende del hardware y del software, hasta el punto de cambiar cuando se pasa de un medio a otro, por lo cual no puede tener el mismo valor que en el tradicional.
• La estructura lógica, por otra parte, los elementos de la estructura interna lo identifican y representan (estructura dada por el creador).
• Para considerarlo completo y auténtico el documento debe conservar esta estructura originaria.

Aproximación al conocimiento de los componentes fundamentales informáticos del documento digital: metadatos.

Abordaje teórico:

Según el Real decreto 1671/19:  Metadatos se definen como “cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento”. 

El documento electrónico carece de los elementos que en uno tradicional permiten su contexto funcional y administrativo, esa función la cumplen los metadatos, que describen ¿cómo ha sido creado?; ¿cómo se ha registrado la información?; ¿cuándo y por quién?; ¿cómo está estructurada la información? y ¿cuándo se ha utilizado?