Abordaje  de los conceptos que involucran a la identificación del documento digital. 

¿Existe el documento electrónico/digital?

• Sí! Hoy ya no está en discusión.
• Se representan en una pantalla y no como entidad física tangible.
• Se conforman en cadenas binarias (0 y 1) dispersas en los SGD.
• Mantiene elementos definitorios del documento de archivo.
• Necesita garantías para asegurar las características del documento: autenticidad, integridad, fiabilidad y usabilidad. (Desarrolladas en el pun to 3
• Su presencia generó un sistema híbrido dentro del SGD dentro de las organizaciones.

Documento electrónico/digital dentro de las organizaciones.

• Existe un tipo específico de activo digital al que denominamos documento.
• Existe un tipo de información que es objeto de tratamiento exclusivo de la archivística.
• Antes: Información contenida y representada en los documentos analógicos.
• Ahora: deben cumplir con tres características definitorias:

Def. Documento Digital:

Representación digital de actos o hechos, son independencia del soporte necesario para su fijación, almacenamiento o archivo.

Documento Electrónico/Digital. Se debe considerar que los documentos electrónicos implican considerar tres elementos información interna, más información previsible más información reglada. 

Información interna es aquella Producida por personas (físicas o jurídicas) en el desarrollo de sus actividades, de manera necesaria e inevitable.

Información previsible es el resultado de procesos y procedimientos establecidos, tanto por la administración pública como de las organizaciones privadas y la gestión de las actividades propias de las personas físicas en las que no interviene la voluntad creativa.

Información reglada en relación a su creación, uso y conservación:

• Creación: la manera de recogerse y de ser representada está regulada por normas legales y/o procedimiento interno.
• Utilización: tramitación, acceso, información, obtención de copias, también se encuentra sancionada por normas legales de carácter público (que incluye las de defensa de la privacidad) y/o por normativa interna de las organizaciones privadas.
• Conservación: entendida en términos de eliminación o conservación, regulada por normas.

Para el presente curso usaremos los términos documento digital y documento electrónico indistintamente.

Definimos Documento Electrónico/Digital como la representación digital de actos o hechos, con independencia del soporte utilizado para su fijación, almacenamiento o archivo. (Ley 18.600, art 2 – lit)

Aportes desde la archivística al Entorno Digital.

La archivística aporta principios al entorno digital, tales como:

• Inviolabilidad de la evidencia.
• Respeto a los fondos, a la procedencia y al orden original.
• Ciclo de vida de los documentos.
• Jerarquía de los documentos y de sus descripciones.
• Naturaleza orgánica de los mismos.