Guía del Tema 2.
El tema aborda en forma integral diversos conceptos que hacen al documento digital y se dirigen al acercamiento a esta realidad y el desafío implícito de la gestión electrónica o digital.
Se busca acercar a los participantes a las características del documento de archivo tradicional y del documento digital/electrónico.
Otro aporte de la archivística son las
características del documento electrónico, las que son la Autenticidad,
Fiabilidad, Integridad y Usabilidad.
AUTENTICIDAD: Un documento auténtico es aquel del que se
puede probar que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por el
agente del cual se afirma que lo ha creado o enviado y que ha sido creado o
enviado en el momento que se afirma.
FIABILIDAD: Un documento fiable es aquel que mantiene su contenido es completo, exacto y es fiel representación de las operaciones, actividades, o hechos que evidencia, así como aquel del que se puede depender en el transcurso de las subsiguientes operaciones o actividades.
INTEGRIDAD: Un documento íntegro es aquel que está completo e inalterado. Debería estar protegido contra la modificación no autorizada.
USABILIADAD: Un documento usable es aquel que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado en un período de tiempo considerado razonable por las partes interesadas. Debería estar ligado al proceso u operación que lo ha producido. Se debería mantener los vínculos entre los documentos que evidencian operaciones relacionadas.
Además de estos elementos debe ser posible establecer su identidad.
IDENTIDAD: carácter distintivo de un documento. Son los atributos que lo caracterizan de una manera única y lo distinguen de otros documentos.
Los atributos pueden ser: