Derecho, modo y medios de localizar, usar o recuperar información (ISO 15489-1:2016)

Proceso en el que se archivan y administran los documentos digitales y sus metadatos de manera centralizada, como es el caso de un repositorio electrónico.

Proceso constituido por tres fases para el establecimiento de documentos esenciales, analizar los valores de las series documentales, y decidir su destino determinando sus plazos de eliminación o transferencia.

Proceso que implica la incorporación del documento a un sistema de gestión de documentos que requieren metadatos obligatorios y firma.

Identificación y estructuración sistemática de las actividades y/o documentos de las organizaciones en categoría, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento lógicamente estructurados.( ISO 15489-1:2016)

Proceso de transformación de los documentos de un formato a otro. (ISO 15489-1:2016)

Proceso anterior a la producción en que los documentos son generados o recibidos y se capturan con el fin de llevar a cabo las actividades de la organización.

Herramienta para asociar los documentos con su contexto de creación.

Proceso de elaboración de instrumentos de control e información de los de los documentos digitales, así como de los metadatos complementarios a los de su producción dentro del archivo electrónico.

Proceso de captura mediante cámara fotográfica o escáner con el que la imagen de un documento se convierte en códigos numéricos (dígitos), para su tratamiento a través de un software de captura.