Un documento auténtico es aquel del que se puede probar que es lo que afirma ser; que ha sido creado o enviado por el agente del cual se afirma que lo ha creado o enviado; y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.

Refiere a las distintas fases que atraviesa el documento de archivo digital, desde la etapa de su diseño, producción, uso, mantenimiento y disposición, sea esta última su destrucción o transferencia hacia repositorios de preservación permanente. (Adaptado de InterPares, 2017).

Un documento fiable es aquel confiable porque su contenido es completo, exacto y es fiel representación de las operaciones, actividades, o hechos que evidencia; y del que se puede depender en el transcurso de las subsiguientes operaciones o actividades.

Un documento íntegro es aquel que está completo e inalterado. Debería estar protegido contra la modificación no autorizada.

Cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento”. (Real decreto 1671/19)

Un documento usable es aquel que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado en un período de tiempo considerado razonable por las partes interesadas.