AccesoDerecho, modo y medios de localizar, usar o recuperar información (ISO 15489-1:2016) |
AlmacenamientoProceso en el que se archivan y administran los documentos digitales y sus metadatos de manera centralizada, como es el caso de un repositorio electrónico. |
CalificaciónProceso constituido por tres fases para el establecimiento de documentos esenciales, analizar los valores de las series documentales, y decidir su destino determinando sus plazos de eliminación o transferencia. |
CapturaProceso que implica la incorporación del documento a un sistema de gestión de documentos que requieren metadatos obligatorios y firma. |
ClasificaciónIdentificación y estructuración sistemática de las actividades y/o documentos de las organizaciones en categoría, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento lógicamente estructurados.( ISO 15489-1:2016) |
ConversiónProceso de transformación de los documentos de un formato a otro. (ISO 15489-1:2016) |
CreaciónProceso anterior a la producción en que los documentos son generados o recibidos y se capturan con el fin de llevar a cabo las actividades de la organización. |
Cuadro de ClasificaciónHerramienta para asociar los documentos con su contexto de creación. |
DescripciónProceso de elaboración de instrumentos de control e información de los de los documentos digitales, así como de los metadatos complementarios a los de su producción dentro del archivo electrónico. |
DigitalizaciónProceso de captura mediante cámara fotográfica o escáner con el que la imagen de un documento se convierte en códigos numéricos (dígitos), para su tratamiento a través de un software de captura. |
DisposiciónSeries de procesos asociados con aplicación de las decisiones de transferencia, destrucción o conservación de documentos, que se documentan en las tablas de plazos precaucionales u otros instrumentos. (Adaptado de ISO 15489-1:2016) |
EliminaciónProceso de destrucción física de los documentos según dictamen de la comisión de evaluación documental correspondiente. |
Gestión documental digitalConjunto de procesos que administran, controlan y garantizan las funciones de capturar, almacenar y conservar documentos de archivo y la información acerca de ellos, así como el conjunto de reglas que norman dichas funciones. (Adaptado de InterPares, 2017) |
IndizaciónEs una forma específica de representar mediante descriptores el contenido y el contexto de un documento. |
Metadatos para la gestión de documentosInformación estructura o semiestructurada que permite la creación, gestión y uso de los documentos a los largo del tiempo y entre diferentes dominios. (ISO 23081-2:2007) |
Procesos de la gestión digitalConjunto de acciones destinadas al tratamiento del documento de archivo digital durante todo su ciclo de vida. |
RegistroProceso seguido y casi paralelo a la captura del documento cuando se inicia una solicitud |
ReutilizaciónProceso dirigido al uso de la información contenida en un documento para crear otro en un nuevo contexto, con metadatos independientes del momento de captura y de los otros procesos de gestión. |
TransferenciaProceso de remisión de documentos al archivo electrónico con la adaptación de formato, metadatos mínimos añadiendo firmas y sellos correspondientes. |
UsoProceso orientado al mantenimiento y utilización de los documentos durante todo el tiempo que son conservados permitiendo su efectiva disponibilidad. |