Según la ISO 15489-1 establece que “Los procesos para la creación, captura y gestión de los documentos deberían integrarse en los procedimientos y sistemas  aplicables, incluidos los sistemas de gestión documental, y deberían implicar el uso de instrumentos de gestión de  documentos, … Deberían sustentarse en políticas, responsabilidades  designadas, procedimientos y formación

Según la ISO 15489-1:2016 los procesos de la Gestión documental digital son:  

Según Gerardo Bustos Pretel los procesos de la Gestión documental digital son: 

1)   CREACIÓN. Def.: Proceso anterior a la producción en que los documentos son generados o recibidos y se capturan con el fin de llevar a cabo las actividades de la organización.

Este proceso de creación de documentos debería aplicarse tanto en la creación de contenido como de metadatos que den cuenta de las circunstancias de su creación. 

La identificación y valoración aportan información para establecer los requisitos legales u organizativos necesarios tanto para la creación de los documentos, para su diseño, para los rediseños de los procesos de trabajo como para las aplicaciones de GD. 

2)   CAPTURA. Def.: Proceso que implica la incorporación del documento a un sistema de gestión de documentos que requieren metadatos obligatorios y firma.

La captura implica los siguientes aspectos: 

a) La asignación de un identificador único. (Legible de forma automática, o de lectura humana directa); 

b) La captura o generación de metadatos sobre el documento en el momento de la creación; 

c) La creación de relaciones entre el documento y otros documentos, agentes o actividades. Los metadatos generados, añadidos o adquiridos deberían ajustarse al esquema de metadatos autorizado. 

Debe permitir gestionar contenidos como: videos, audio, imagen, entre otros, de la misma forma que los documentos electrónicos de texto.

METADATOS DE CAPTURA:  En el momento que es incorporado un documento aL SGDE hay que tener en cuenta:

Metadatos obligatorios tales como: Fecha de captura (cadena de caracteres referidos al año, mes, día, hora, minutos y segundos) y el Formato normalizado por norma ISO 8601: AAAAMMDD HH:MM:SS -  20210729 10:20:46; Responsable de Captura (nombre y apellido de la persona y  Sistema de Captura (sistema utilizado para generar la captura)

Firma : Firma Electrónica Avanzada.

REGISTRO: Def: Proceso seguido y casi paralelo a la captura del documento cuando se inicia una solicitud.

Los METADATOS asociados a registro son Tipo de Registro; Código de la unidad registral; Número de registro y Fecha de registro. 

3)   CLASIFICACIÓN E INDIZACIÓN. Def: Identificación del documento dentro de la unidad documental compuesta (expediente) y este, a su vez dentro de un conjunto documental.

La clasificación vincula los documentos con su contexto de negocio asociándolos con categorías en un Cuadro de Clasificación (CC) 

La clasificación de documentos requiere: a) vincular el documento con la actividad que está siendo documentada y b) establecer vínculos entre documentos individuales y grupos de documentos, para documentar en todo momento las actividades de la organización.  

METADATOS DE CLASIFICACIÓN E INDIZACIÓN

·         Obligatorios del documento original (corresponden a aquellos relacionados con el momento de captura e ingreso al SGDE)

·         Ubicación dentro del expediente

·         Código del conjunto documental* dentro del CC**

*En archivística el conjunto de documentos se denomina Serie documental en el proceso de Identificación y evaluación.

** CC es una herramienta técnico metodológica de la archivística

 DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Def: Proceso de elaboración de instrumentos de control e información de los documentos digitales, así como de los metadatos complementarios a los de su producción dentro del archivo electrónico.

• En Uruguay existe una norma de descripción archivística (NUDA)

 METADATOS ASOCIADOS:

·         Obligatorios del documento digital 

·         Asociados al Registro electrónico y trazabilidad

·         Asociados a la Clasificación 

·         Indización preestablecidos

 CLASIFICACIÓN E INDIZACIÓN. Def: Es un proceso intelectual con el objetivo de hacer que los documentos y la información sean fácilmente recuperables por los agentes con acceso autorizado. 

CLASIFICACIÓN: Def: Identificación y estructuración sistemática de las actividades y/o documentos de las organizaciones en categoría, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento lógicamente estructurados. (ISO 15489-1:2016)

El acto de vincular un documento a su contexto permite lo siguiente:

Los Cuadros de Clasificación  deberían basarse en funciones y actividades y no en las estructuras organizativas (organigramas) a los efectos de prevalecer ante cambios de la organización.

INDIZACIÓN:  Def:  Es una forma específica de representar mediante descriptores el contenido y el contexto de un documento. (A. Heredia, 2011)

Si bien es una manera de representar, la indización no es descripción archivística.

Los metadatos de indización como materias, lugares geográficos o nombres de personas pueden vincularse a los documentos en el momento de la captura, o pueden añadirse cuando sea necesario a lo largo de toda su existencia.

4)   CONTROL DE ACCESO.  Def: Conjunto de reglas que indican los derechos de accesibilidad, régimen de permisos y restricciones aplicables a los documentos en el SGDE. Las reglas se asocian con agentes, actividades y documentos.

El acceso a los documentos debería gestionarse usando procesos autorizados. Las aplicaciones de gestión documental se deben diseñar para que permitan administrar los permisos y restricciones de acceso de los agentes sobre los documentos, ya sea de forma individual o en grupo. 

Las reglas de acceso pueden requerir un uso limitado de herramientas para la entrega de documentos o información a los usuarios no autorizados. Deben registrarse como metadatos en el proceso correspondiente y cualquier cambio debe registrarse como metadatos de proceso. 

 GARANTÍAS DEL CONTROL DE ACCESO.

• Los documentos se dividen en categorías de acuerdo a su nivel de acceso en un momento dado.
• Los documentos solo se entregan a aquellas personas que tienen autorización para su visualización.
• Los documentos encriptados pueden leerse cuando así se requiera y se autorice.
• Los procesos y operaciones relacionados con los documentos solo son realizados por quienes estén autorizados.
• Las unidades de la organización responsable de una función concreta atribuyen los permisos de acceso a los documentos de su área de responsabilidad.

 5)   ALMACENAMIENTO. Def: Proceso en el que se archivan y administran documentos digitales y sus metadatos de manera centralizada, como es el caso de un repositorio electrónico.  Los metadatos para la GDE deberían incluir información sobre el almacenamiento tanto en la organización como de aplicaciones de terceros para localizar y supervisar la seguridad de los documentos. Los documentos, con independencia de su formato o soporte, deberían almacenarse de modo que estén protegidos contra acceso no autorizado, alteraciones, pérdida, destrucción, robo o catástrofes.

 Este proceso obliga a implementar medidas para garantizar: a) entorno /s y soportes de almacenamiento adecuados; b) uso de materiales para la protección física y procedimientos especiales de manipulación; c) protección y supervisión rutinaria sobre la seguridad física y la información; d) desarrollo y verificación de procedimientos para la planificación y recuperación ante catástrofes y formación de personal adecuado.

 El almacenamiento de documentos, incluidos, entorno y soportes, elementos para la protección física, procedimientos de manipulación y sistemas de almacenamiento, deben supervisarse y evaluarse rutinariamente para identificar posibles riesgos en la accesibilidad o integridad de los documentos.

 6)   USO Y REUTILIZACIÓN.

Uso: Def: Proceso orientado al mantenimiento y utilización de los documentos  durante todo el tiempo en que son conservados permitiendo su efectiva disponibilidad.

Reutilización: Def: Prooceso dirigido al uso de la información contenida en un documento para crear otro en un nuevo contexto, con metadatos independientes del momento de captura y de los otros procesos de gestión.

Las medidas para asegurar la usabilidad en todo momento deben incluir: 

a) Aplicación y mantenimiento de metadatos adecuados sobre !as dependencias técnicas de los documentos; 

b) Creación de copias de documentos o convertirlos a otros formatos; 

c) Migración de documentos; 

d) Plan para asegurar el acceso y la usabilidad de los documentos en caso de un desastre que afecte a las aplicaciones de GD o a las áreas de almacenamiento; 

e) Supervisión periódica de las condiciones de almacenamiento. 

7)   MIGRACIÓN Y CONVERSIÓN. Def: Procesos dirigidos a establecer estrategias para la preservación digital de documentos

La migración busca resolver los problemas de obsolescencia de hardware,  software y formatos de los documentos.

La conversión busca transformar soportes y formatos analógicos a digitales.

Los procesos de migración y conversión entre las aplicaciones de negocio y/o de G de D, incluidos el desmantelamiento de aplicaciones o el cambio de formatos analógicos a digitales, deberían planificarse, documentarse y comunicarse a las partes interesadas internas y externas.

Durante la migración o conversión, se deben conservar todo el contenido del documento, sus metadatos asociados o formato de origen hasta que el proceso se termine y se haya controlado, asegurado y comprobado la integridad y fiabilidad de la aplicación o formato de destino.

Es conveniente AUDITAR, AUTORIZAR o CERTIFICAR los procesos de migración o conversión por una autoridad externa.

8)   DISPOSICIÓN. Def: Proceso asociado con la aplicación de decisiones de transferencia, destrucción o conservación de documentos, que se documentan en calendarios de conservación* u otros instrumentos.

Los documentos y los metadatos se deben conservar todo el tiempo establecido en los calendarios de conservación así como implementar y cumplir todas las acciones de disposición especificadas. Las acciones de disposición se deben revisar antes de implementarlas para asegurar que los requisitos de la gestión de documentos no han cambiado.

La destrucción de los documentos se regula siguiendo los siguientes principios:

• La destrucción siempre debería ser autorizada; 
• Los documentos vinculados a un litigio pendiente o a una investigación o acción legal NO deberían destruirse mientras la acción está en curso o se prevé su inicio; 
• La destrucción de los documentos debería realizarse de modo que asegurar la destrucción completa y que cumpla con todas las restricciones de seguridad y acceso al documento;
• La destrucción, debería documentarse.

9) CALIFICACIÓN: Proceso que incluye la valoración, la determinación de los plazos de conservación y transferencia de los documentos que se establezcan en el dictamen por el cual se definen las acciones a aplicar durante todo el ciclo de vida.

Este proceso se desarrollará en el Tema 4: Evaluación Documental Digital