Guía del Tema 4.

1. Evaluación de documentos digitales

En el tema 4 se desarrolla específicamente uno de los procesos fundamentales de la gestión documental, como es la Evaluación Documental.

Comprende el conjunto de etapas intelectuales y operativas para determinar el valor de los documentos de archivo, con el propósito de establecer el período de retención y su disposición (destrucción o transferencia), así como sus términos de transferencia y las condiciones para su conservación.

1.1. Introducción de la evaluación documental digital

Foro Iberoamericano de Evaluación Documental (FIED) considera a la Evaluación documental, como la “función archivística que incluye las etapas de valoración, selección y disposición final de las series documentales”. (Fenoglio, 2013)

El proceso de asignar el valor de los documentos de archivo con el propósito de determinar el período y las condiciones de su conservación. (Multilingual Archival Terminology del ICA, 2015)

La norma ISO 15489-1:2016 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1, define la identificación y la valoración como: “el proceso de evaluar las actividades de la organización para determinar qué documentos necesitan crearse y capturarse, y por cuánto tiempo es necesario conservarlos”

Dentro de la gestión documental, se llama proceso de Evaluación Documental al conjunto de etapas intelectuales y operativas para determinar el valor de los documentos de archivo con el propósito de establecer el período de retención y disposición (destrucción o transferencia) así como los términos de transferencia de los mismos del productor hacia el preservador y las condiciones de su conservación.

• La evaluación documental es clave en la gestión de los documentos electrónicos.
• Debe abordar la valoración de documentos, la determinación de los plazos de conservación, la disposición final y la determinación de los documentos esenciales.
• Es un proceso amplio que también incluye la asignación de metadatos  para que los documentos estén disponibles durante todo el tiempo que sean necesarios.

El ministerio de Educación, Cultura y Deporte del gobierno español define a los documentos esenciales como “aquellos que resultan indispensables y vitales para que la entidad pueda alcanzar sus objetivos, cumplir con sus obligaciones diarias de servicio y respetar la legalidad vigente y los derechos de las personas”

¿CÓMO SE RELACIONAN DETERMINADOS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS Y LA EVALUACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO ELECTRÓNICO?

Identificación

La evaluación es consecuencia de la identificación, aunque en muchos modelos se superponen dichos procesos.

Sin una correcta identificación la valoración no pasaría de ser una decisión indiscriminada.

Organización

Es la asociación de un documento a una determinada serie documental. Supone su inmediata atribución de plazos de traslados/transferencias y conservación.

 PUNTOS QUE INDICAN COMPLEJIDAD DE LA EVALUACIÓN EN ENTORNO ELECTRÓNICO.

●       Aplicar requisitos legales

●       Ahorro de espacio de almacenamiento físico y virtual

●       Identificar y proteger documentos de valor o esenciales

●       Respaldar la rendición de cuentas

 COMPLEJIDAD DE LA EVALUACIÓN EN ENTORNO ELECTRÓNICO.

1.   APLICAR REQUISITOS LEGALES

a.    Garantizar el acceso futuro a la documentación electrónica.

b.    Preservar la protección de datos personales.

c.    Asegurar la interoperabilidad entre organismos.

d.    Seguridad de la información.

e.    Almacenamiento seguro y confiable.

2.   AHORRO DE ESPACIO DE ALMACENAMIENTO FÍSICO Y VIRTUAL.

a.    La superproducción documental en este ámbito llega a un punto en el que se habla de exainundación (exabytes), en consecuencia se pierde control de los recursos de información.

b.    Contribuye a la reducción de gastos en almacenamiento y mantenimiento, y permite la asignación temprana de recursos para la preservación de documentos esenciales.

3.   IDENTIFICAR Y PROTEGER DOCUMENTOS CON VALOR DE GUARDA PERMANENTE Y ESENCIALES.

Requiere asegurar la identificación de los documentos que:

a.    que garantizan la continuidad del negocio (actividades de la administración) dentro de la gestión de riesgos de la institución

b.    que conforman el patrimonio de la organización/nación.

 4.   RESPALDAR LA RENDICIÓN DE CUENTAS.

 a.    Garantizar la preservación de la información en tanto activo.

 Importancia de la evaluación en un sistema de gestión electrónico y un sistema de archivo electrónico.

La norma ISO 15489  sitúa la evaluación como un componente destacado de la gestión de documentos: los documentos deben ser auténticos, fiables, íntegros y estar utilizables, y los propios sistemas de gestión deben ser a su vez fiables, seguros,  conformes, exhaustivos y sistemáticos.

 La Evaluación interviene para cumplir con la permanencia de estas condiciones/características evitando modificaciones o disposiciones no autorizadas.

1.2. ¿Digitalizar para eliminar?

¿Digitalizar para eliminar?

• Actualmente no existe normativa que habilite la destrucción del documento luego de su conversión a soporte digital.
• Punto en discusión.
•  ¿Qué sucede con la recomendación de la CEDN sobre la lista general de tipos documentales de guarda permanente? 
• Digitalizar para preservar el original o la difusión del patrimonio.
• Decreto 355/012 del 31/10/2012, artículo 8 - Nuevas tecnologías
• Digitalizar para optimizar la gestión administrativa:
• SGDE la información que está en soporte papel, podrá o no implicar su destrucción de    acuerdo la TPP
• Normativa uruguaya vinculada a la gestión electrónica:
• Decreto 355/012 del 31/12/2012, artículo 9 - Reprografía
• Decreto 276/2013 del 3/09/2013
• Ley 19.355 del 19/12/2015, artículo 78
• Ley 19.355 del 19/12/2015, artículo 79
• Ley 19.355 del 19/12/2015, artículo 80

1.3. Introducción a la preservación del documento digital.

INTRODUCCIÓN A LA PRESERVACIÓN DEL DOCUMENTO DIGITAL. GESTIÓN DE NORMAS DE CONSERVACIÓN

Los métodos del tratamiento archivístico tradicionales orientados a garantizar a mantener las características del documento no son suficientes en los entornos digitales.

El desarrollo tecnológico atenta con mantener la información en el formato y soporte original a lo largo del tiempo.

La obsolescencia tecnológica provoca que los documentos sean inaccesibles.

El archivo digital es la herramienta que permite mantener el acceso a los documentos electrónicos y su legibilidad a lo largo del tiempo

Preservar un documento digital va más allá de la conservación, implica mantener el valor evidencial y probatorio del objeto digital. En un SGDE la conservación y preservación digital debe abordarse desde la fase de concepción y diseño. Se deben fijar políticas de preservación y requisitos que garanticen el contenido, contexto, estructura de los documentos, valor probatorio y estrategias para mantener la integridad y accesibilidad a mediano y largo plazo.

La ISO 15489-1 establece que en la fase de diseño del SGDE deben establecerse las siguientes políticas dirigidas a garantizar la conservación, preservación y disponibilidiad de los documentos.

2. Política de formatos de ficheros y firmas: Formato de fichero se define como conjunto de reglas que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria. Esta política  debe establecer una estrategia de preservación para cada formato, que por lo general pasará por la conversión o migración a nuevos formatos de preservación y el mantenimiento de la firma electrónica o sistema de verificación adoptado a través del resellado.

3. Metadatos de preservación. La Norma ISO 15489 establece que el sistema de captura de documentos deberá adicionar los metadatos de contenido, contexto y estructura. La Norma 23081, propone pautas de implementación, indicando los metadatos de preservación orientados a garantizar la accesibilidad a largo plazo.

Gestión de Normas de Conservación.

El sistema debe permitir

●     asociar una norma a cualquier documento / expediente, serie o clase.

●     establecer permisos para crear normas de conservación y para revisar y aprobar las acciones de destrucción y borrado,

●     todo documento debe tener una norma (a través de su expediente o clase)

●     los permisos para la creación y mantenimiento de los calendarios de conservación deben estar restringidos al administrador del sistema o a los usuarios expresamente autorizados para ello.

 El sistema debe permitir:

●       asociar lineamientos o directrices a cualquier documento / expediente, serie o clase.

●       establecer permisos para crear estrategias de conservación y para revisar y aprobar las acciones de destrucción y borrado,

●       que todo documento debe tener una directriz (a través de su expediente o clase)

●       que los permisos para la creación y mantenimiento de los calendarios de conservación deben estar restringidos al administrador del sistema o a los usuarios expresamente autorizados para ello.

El sistema debe permitir que

●       se asigne una directriz concreta a un expediente / documento aunque contradiga la de su clase.

●       se corrija o cambie cualquier directriz en cualquier momento siempre que se tengan los permisos adecuados.

●       en el desplegable de decisiones, deben existir las siguientes opciones:

         Conservación indefinida (guarda permanente),

         Presentación para revisión en fecha futura (plazo de retención),

         Destrucción en fecha futura (eliminación programada).

 EN RELACIÓN A LOS PLAZOS.

El sistema debe:

●       calcular la fecha e iniciar los procesos aplicables una vez cumplido el plazo.

●       poder establecer los periodos de conservación (retención)  a partir de un plazo de tiempo determinado desde la apertura, el cierre, la incorporación del último documento o la última vez que se recuperó un documento, o desde una acción concreta.

●       contemplar plazos amplios (de un día a 100 años, por ejemplo).

 EN RELACIÓN A LA REVISION DE DECISIONES

El sistema debe:

●       permitir mantener un histórico.

●       permitirle al administrador programar que todas las modificaciones se apliquen con efecto retroactivo o sólo a partir de una fecha.

 EN RELACIÓN A LA APLICACIÓN DE LAS DECISIONES DE EVALUACIÓN

El sistema debe:

●       notificar periódicamente al administrador todas las normas que se van a aplicar en un futuro cercano y proporcionar informes, con la frecuencia que el administrador especifique.

●     presentar los documentos que están pendientes de eliminación (a nivel de expediente si se quiere).

●     permitir revisión y visto bueno, tras la cual el sistema debe iniciar las acciones correspondientes.

●     presentar los expedientes o documentos junto con sus metadatos y la norma de conservación previa a la eliminación o borrado.

●     deben aparecer agrupados por serie a la que pertenecen.

●     deberá existir la posibilidad de desplegar y ver los documentos de cada expediente. En caso de que algún documento tenga una norma de conservación (retención o guarda permanente) que contradiga la de su expediente también deberá mostrarse.

●     cuando se elimine un expediente se eliminarán todos los documentos que cuelguen de él.

Debe permitir:

●     destrucción total o borrado sin posibilidad de recuperación de datos, incluyendo las copias de seguridad, como establece el requisito 101 de la norma ISO 16175-3:

●     debe “asegurar que la destrucción consista en la completa obliteración o inaccesibilidad de todos los documentos electrónicos (incluyendo todos los componentes de cada documento) conforme se autorizó, y que no puedan ser restaurados a través de las características del sistema operativo o de las técnicas de los especialistas en recuperación de datos”.

Debe permitir:

●     la posibilidad de eliminación parcial.

●     la generación de un aviso del sistema cuando un expediente se va a destruir y está vinculado a otro expediente, y permita confirmar si se continúa o se cancela el proceso.

●     la eliminación de documentos solo cuando esta eliminación esté dictada por un calendario de conservación, y únicamente después de que haya sido aprobado por personal autorizado.

 El sistema permitirá

●     que en la revisión, el responsable podrá marcar: eliminación, transferencia o modificación de la norma de conservación.

●     bloquear las acciones y dejarlas en suspenso, y desbloquearlas.

●     identificar cualquier conflicto en las normas e informar de éste.

●     introducir comentarios en los metadatos del expediente.

 EN RELACIÓN A LOS INFORMES

El sistema deberá permitir:

•      listado de todas las directrices,

•      listado de todos los expedientes o series a los que se haya asignado una directriz,

•      listado de todas las directrices a partir de un punto en la jerarquía del cuadro de clasificación;

•      revisión de directrices,

•      informes de fallos durante los procesos de borrado,

•      informes de todos las eliminaciones previstas o realizadas.

•      generar estadísticas de aplicación.