Guía del Tema 4.

1.3. Introducción a la preservación del documento digital.

INTRODUCCIÓN A LA PRESERVACIÓN DEL DOCUMENTO DIGITAL. GESTIÓN DE NORMAS DE CONSERVACIÓN

Los métodos del tratamiento archivístico tradicionales orientados a garantizar a mantener las características del documento no son suficientes en los entornos digitales.

El desarrollo tecnológico atenta con mantener la información en el formato y soporte original a lo largo del tiempo.

La obsolescencia tecnológica provoca que los documentos sean inaccesibles.

El archivo digital es la herramienta que permite mantener el acceso a los documentos electrónicos y su legibilidad a lo largo del tiempo

Preservar un documento digital va más allá de la conservación, implica mantener el valor evidencial y probatorio del objeto digital. En un SGDE la conservación y preservación digital debe abordarse desde la fase de concepción y diseño. Se deben fijar políticas de preservación y requisitos que garanticen el contenido, contexto, estructura de los documentos, valor probatorio y estrategias para mantener la integridad y accesibilidad a mediano y largo plazo.

La ISO 15489-1 establece que en la fase de diseño del SGDE deben establecerse las siguientes políticas dirigidas a garantizar la conservación, preservación y disponibilidiad de los documentos.

2. Política de formatos de ficheros y firmas: Formato de fichero se define como conjunto de reglas que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria. Esta política  debe establecer una estrategia de preservación para cada formato, que por lo general pasará por la conversión o migración a nuevos formatos de preservación y el mantenimiento de la firma electrónica o sistema de verificación adoptado a través del resellado.

3. Metadatos de preservación. La Norma ISO 15489 establece que el sistema de captura de documentos deberá adicionar los metadatos de contenido, contexto y estructura. La Norma 23081, propone pautas de implementación, indicando los metadatos de preservación orientados a garantizar la accesibilidad a largo plazo.

Gestión de Normas de Conservación.

El sistema debe permitir

●     asociar una norma a cualquier documento / expediente, serie o clase.

●     establecer permisos para crear normas de conservación y para revisar y aprobar las acciones de destrucción y borrado,

●     todo documento debe tener una norma (a través de su expediente o clase)

●     los permisos para la creación y mantenimiento de los calendarios de conservación deben estar restringidos al administrador del sistema o a los usuarios expresamente autorizados para ello.

 El sistema debe permitir:

●       asociar lineamientos o directrices a cualquier documento / expediente, serie o clase.

●       establecer permisos para crear estrategias de conservación y para revisar y aprobar las acciones de destrucción y borrado,

●       que todo documento debe tener una directriz (a través de su expediente o clase)

●       que los permisos para la creación y mantenimiento de los calendarios de conservación deben estar restringidos al administrador del sistema o a los usuarios expresamente autorizados para ello.

El sistema debe permitir que

●       se asigne una directriz concreta a un expediente / documento aunque contradiga la de su clase.

●       se corrija o cambie cualquier directriz en cualquier momento siempre que se tengan los permisos adecuados.

●       en el desplegable de decisiones, deben existir las siguientes opciones:

         Conservación indefinida (guarda permanente),

         Presentación para revisión en fecha futura (plazo de retención),

         Destrucción en fecha futura (eliminación programada).

 EN RELACIÓN A LOS PLAZOS.

El sistema debe:

●       calcular la fecha e iniciar los procesos aplicables una vez cumplido el plazo.

●       poder establecer los periodos de conservación (retención)  a partir de un plazo de tiempo determinado desde la apertura, el cierre, la incorporación del último documento o la última vez que se recuperó un documento, o desde una acción concreta.

●       contemplar plazos amplios (de un día a 100 años, por ejemplo).

 EN RELACIÓN A LA REVISION DE DECISIONES

El sistema debe:

●       permitir mantener un histórico.

●       permitirle al administrador programar que todas las modificaciones se apliquen con efecto retroactivo o sólo a partir de una fecha.

 EN RELACIÓN A LA APLICACIÓN DE LAS DECISIONES DE EVALUACIÓN

El sistema debe:

●       notificar periódicamente al administrador todas las normas que se van a aplicar en un futuro cercano y proporcionar informes, con la frecuencia que el administrador especifique.

●     presentar los documentos que están pendientes de eliminación (a nivel de expediente si se quiere).

●     permitir revisión y visto bueno, tras la cual el sistema debe iniciar las acciones correspondientes.

●     presentar los expedientes o documentos junto con sus metadatos y la norma de conservación previa a la eliminación o borrado.

●     deben aparecer agrupados por serie a la que pertenecen.

●     deberá existir la posibilidad de desplegar y ver los documentos de cada expediente. En caso de que algún documento tenga una norma de conservación (retención o guarda permanente) que contradiga la de su expediente también deberá mostrarse.

●     cuando se elimine un expediente se eliminarán todos los documentos que cuelguen de él.

Debe permitir:

●     destrucción total o borrado sin posibilidad de recuperación de datos, incluyendo las copias de seguridad, como establece el requisito 101 de la norma ISO 16175-3:

●     debe “asegurar que la destrucción consista en la completa obliteración o inaccesibilidad de todos los documentos electrónicos (incluyendo todos los componentes de cada documento) conforme se autorizó, y que no puedan ser restaurados a través de las características del sistema operativo o de las técnicas de los especialistas en recuperación de datos”.

Debe permitir:

●     la posibilidad de eliminación parcial.

●     la generación de un aviso del sistema cuando un expediente se va a destruir y está vinculado a otro expediente, y permita confirmar si se continúa o se cancela el proceso.

●     la eliminación de documentos solo cuando esta eliminación esté dictada por un calendario de conservación, y únicamente después de que haya sido aprobado por personal autorizado.

 El sistema permitirá

●     que en la revisión, el responsable podrá marcar: eliminación, transferencia o modificación de la norma de conservación.

●     bloquear las acciones y dejarlas en suspenso, y desbloquearlas.

●     identificar cualquier conflicto en las normas e informar de éste.

●     introducir comentarios en los metadatos del expediente.

 EN RELACIÓN A LOS INFORMES

El sistema deberá permitir:

•      listado de todas las directrices,

•      listado de todos los expedientes o series a los que se haya asignado una directriz,

•      listado de todas las directrices a partir de un punto en la jerarquía del cuadro de clasificación;

•      revisión de directrices,

•      informes de fallos durante los procesos de borrado,

•      informes de todos las eliminaciones previstas o realizadas.

•      generar estadísticas de aplicación.