Guía del Tema 2.
Abordaje de los conceptos que involucran a la identificación del documento digital.
¿Existe el documento electrónico/digital?
- Sí! Hoy ya no está en discusión.
- Se representan en una pantalla y no como entidad física tangible.
- Se conforman en cadenas binarias (0 y 1) dispersas en los SGD.
- Mantiene elementos definitorios del documento de archivo.
- Necesita garantías para asegurar las características del documento: autenticidad, integridad, fiabilidad y usabilidad. (Desarrolladas en el pun to 3
- Su presencia generó un sistema híbrido dentro del SGD dentro de las organizaciones.
Documento electrónico/digital dentro de las organizaciones.
- Existe un tipo específico de activo digital al que denominamos documento.
- Existe un tipo de información que es objeto de tratamiento exclusivo de la archivística.
- Antes: Información contenida y representada en los documentos analógicos.
- Ahora: deben cumplir con tres características definitorias:
Def. Documento Digital: Representación
digital de actos o hechos, son independencia del soporte necesario para su
fijación, almacenamiento o archivo.
Documento Electrónico/Digital. Se debe considerar que los documentos electrónicos implican considerar tres elementos información interna, más información previsible más información reglada.
Información interna es aquella Producida por personas (físicas o jurídicas) en el desarrollo de sus actividades, de manera necesaria e inevitable.
Información previsible es el resultado de
procesos y procedimientos establecidos, tanto por la administración pública
como de las organizaciones privadas y la gestión de las actividades propias de
las personas físicas en las que no interviene la voluntad creativa.
Información reglada en relación a su creación, uso y conservación:
- Creación: la manera de recogerse y de ser representada está regulada por normas legales y/o procedimiento interno.
- Utilización: tramitación, acceso, información, obtención de copias, también se encuentra sancionada por normas legales de carácter público (que incluye las de defensa de la privacidad) y/o por normativa interna de las organizaciones privadas.
- Conservación: entendida en términos de eliminación o conservación, regulada por normas.
Para el presente curso usaremos los términos
documento digital y documento electrónico indistintamente.
Definimos Documento Electrónico/Digital como
la representación digital de actos o hechos, con independencia del soporte
utilizado para su fijación, almacenamiento o archivo. (Ley 18.600, art 2 – lit)
Aportes desde la archivística al Entorno
Digital.
La archivística aporta principios al entorno
digital, tales como:
- Inviolabilidad de la evidencia.
- Respeto a los fondos, a la procedencia y al orden original.
- Ciclo de vida de los documentos.
- Jerarquía de los documentos y de sus descripciones.
- Naturaleza orgánica de los mismos.